Porque Converter seus originais para arquivos eletrônicos?
Os métodos tradicionais de armazenamento de documentos
de grande formato podem ser extremamente trabalhosos e caros. A figura abaixo é apenas parte do
que era arquivo técnico de uma grande Empresa com cerca de 176 mapotecas. São 880
gavetas de desenhos com aproximadamente 75.000 originais. A maior parte do sistema de
classificação destes desenhos consistia de antigos livros de registros preenchidos à
mão.
Estes desenhos eram acessados diariamente
por uma equipe 25 engenheiros além outros funcionários.
Você pode imaginar o que era procurar um simples desenho
desta forma?
O que acontecia quando o registro de um desenho não era
corretamente preenchido ?
Pior. E se na pressa alguém se esquecia de registrar a
entrada ou saída de um desenho ?
As mapotecas ocupavam uma área de 1600 m2. Imagine quanto
era gasto anualmente para manutenção desta área. Além disto, quanto dinheiro era
perdido procurando, e manuseando estes desenhos ?
A AJS tem uma forma melhor de armazenar isto !
após a classificação,
digitalização e conferência os arquivos são gravados em CD-ROM
e...
...registrados em um banco
de dados indexado do software Archimedes para localização e
visualização rápida e fácil.
A AJS converteu todo o arquivo técnico desta Empresa para o
meio digital, num trabalho que durou cerca de 6 meses.
Os arquivos digitalizados foram enviados ao Cliente em
CD-ROM no padrão ISO9660. Ao serem recebidos os CD’s eram copiados em um computador
na Empresa onde os arquivos eram classificados no software de GED - Gerenciamento
Eletrônico de Documentos também
fornecido pela AJS. Os CD’s eram então guardados em um lugar seguro fora do prédio,
como parte do plano de prevenção de desastres da Empresa.
Graças ao GED, os arquivos estão disponíveis em um servidor da empresa, eles
podem ser recuperados para visualização, edição e plotagem em segundos por qualquer
computador da rede da empresa.
Levando-se em conta o valor do aluguel da antiga área das
mapoteca, salários dos técnicos do arquivo, tempo gasto em procura e manuseio de
desenhos, o investimento se pagará em 14 meses.
A AJS está capacitada a fornecer uma
solução completa de GED Gerenciamento Eletrônico de Documentos, Digitalização
de Documentos e Desenhos de Engenharia e conversão de arquivos personalizada para sua
Empresa.
