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Porque Converter seus originais para arquivos eletrônicos ?
| Os métodos tradicionais de armazenamento de documentos
de grande formato podem ser extremamente trabalhosos e caros. A figura abaixo é apenas parte do
que era arquivo técnico de uma grande Empresa com cerca de 176 mapotecas. São 880
gavetas de desenhos com aproximadamente 75.000 originais. A maior parte do sistema de
classificação destes desenhos consistia de antigos livros de registros preenchidos à
mão. Estes desenhos eram acessados diariamente
por uma equipe 25 engenheiros além outros funcionários.
- Você pode imaginar o que era procurar um simples desenho
desta forma?
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- O que acontecia quando o registro de um desenho não era
corretamente preenchido ?
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- Pior. E se na pressa alguém se esquecia de registrar a
entrada ou saída de um desenho ?
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As mapotecas ocupavam uma área de 1600 m2. Imagine quanto
era gasto anualmente para manutenção desta área. Além disto, quanto dinheiro era
perdido procurando, e manuseando estes desenhos ? |
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A AJS tem uma forma melhor de armazenar isto !
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| após a classificação,
digitalização e conferência os arquivos são gravados em CD-ROM
e... |
...registrados em um banco
de dados indexado do software Archimedes para localização e
visualização rápida e fácil. |
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A AJS converteu todo o arquivo técnico desta Empresa para o
meio digital, num trabalho que durou cerca de 6 meses.
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Os arquivos digitalizados foram enviados ao Cliente em
CD-ROM no padrão ISO9660. Ao serem recebidos os CD’s eram copiados em um computador
na Empresa onde os arquivos eram classificados no software de GED - Gerenciamento
Eletrônico de Documentos também
fornecido pela AJS. Os CD’s eram então guardados em um lugar seguro fora do prédio,
como parte do plano de prevenção de desastres da Empresa.
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Graças ao GED, os arquivos estão disponíveis em um servidor da empresa, eles
podem ser recuperados para visualização, edição e plotagem em segundos por qualquer
computador da rede da empresa.
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Levando-se em conta o valor do aluguel da antiga área das
mapoteca, salários dos técnicos do arquivo, tempo gasto em procura e manuseio de
desenhos, o investimento se pagará em 14 meses.
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A AJS está capacitada a fornecer uma
solução completa de GED Gerenciamento Eletrônico de Documentos, digitalização e conversão de arquivos personalizada para sua
Empresa. |
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